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4. Verwendung der E-Mail-Adressen – Information zur elektronischen Kommunikation
Die angegebenen E-Mail-Adressen dienen grundsätzlich der Kommunikation ohne Signatur und/oder Verschlüsselung. Rechtsverbindliche Erklärungen und Anträge (etwa Widersprüche), die nach geltendem Recht der Schriftform bedürfen und durch ein elektronisches Dokument in Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden könnten, müssen daher weiterhin auf dem Postweg übermittelt werden.
Die Stadtverwaltung Hohen Neuendorf hat neben der Schriftform auch den elektronischen Zugang für E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur unter den folgenden Bedingungen eröffnet:

Kommunikation mit E-Mail: Bitte beachten Sie für die Übermittlung Ihrer signierten Dokumente folgende technische Hinweise:

4.1. Dateiformate

Folgende Dateiformate werden als Anhänge akzeptiert:
• Portable Document Format (.pdf)
• Textdateien (.rtf oder .txt)
• Microsoft® Word (.doc oder .docx)
• Microsoft® Excel (.xls oder .xlsx)
• Bilddateien (.tif, .jpg, .jpeg, .bmp)
• unverschlüsselte Signaturdateien (.p7s oder .p7m)

In allen Dateianhängen dürfen kein ausführbarer Code, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) oder ein Kennwortschutz verwendet werden. Weitere Formate werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung angenommen. Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies umgehend mitgeteilt.

4.2. Zertifikat/Signatur

Die Stadt Hohen Neuendorf akzeptiert nur Signaturen, die mit dem Zertifikat eines bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters erstellt wurden. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur. Jedes Dokument ist separat zu signieren.

4.3. Dateigröße

Die Gesamtgröße einer E-Mail inklusive aller Anhänge ist auf eine Größe von 20 Megabyte (MB) beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden. Beim Empfang von E-Mails werden diese automatisiert im Hinblick auf Spam- und Sicherheitsgesichtspunkte geprüft. Wenn Ihre E-Mail nicht den genannten Kriterien entspricht, wird sie nicht zugestellt.

5. Rechtswirksamkeit

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